Persónuverndarstefna FIT
Persónuverndarstefna og lýsing á vinnslu persónuupplýsinga Félags iðn- og tæknigreina (FIT)
FIT leggur áherslu á að virða réttindi og vernda persónuupplýsingar einstaklinga.
FIT ber ábyrgð á vinnslu og meðferð persónuupplýsinga sem unnið er með í starfsemi FIT og telst því ábyrgðaraðili.
Persónuverndarstefna FIT tekur aðeins til einstaklinga en ekki lögaðila.
Persónuverndarstefna FIT og söfnun persónuupplýsinga er í samræmi við gildandi persónuverndar-löggjöf á Íslandi á hverjum tíma.
Heimild FIT fyrir vinnslu persónuupplýsinga byggist almennt á laga- og samningsskyldu og vernd brýnna hagsmuna félagsmanna og FIT. FIT áskilur sér rétt til að nota þau gögn sem safnað er í rekstri félagsins.
- Ábyrgðaraðili og persónuverndarfulltrúi
Ábyrgðaraðili að vinnslustarfsemi er Félag iðn- og tæknigreina (FIT), kt. 410503-2040, Persónuverndarfulltrúi stéttarfélagsins er Halldór Oddsson lögmaður, s. 5355600 / halldoro@asi.is.
- Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga
Tilgangur vinnslu stéttarfélagsins er margþættur en í grundvallaratriðum er hann þríþættur:
- Veita tiltekna þjónustu skv. lögum og reglum félagsins
Í fyrsta lagi er tilgangur vinnslu stéttarfélagsins að veita félagsmönnum stéttarfélagsins tiltekna þjónustu. Sú þjónusta er m.a. skilgreind í lögum félagsins. Hluti af þessari þjónustu á sér stað á vegum sjúkrasjóðs, orlofssjóðs eða fræðslusjóðs félagsins. Er þá félagsmaðurinn beðinn um tilteknar upplýsingar til þess að unnt sé að afgreiða mál hans, t.a.m. kvittanir vegna styrks til náms, upplýsingar um greiðslu veikindadaga hjá atvinnurekanda o.fl. Þá eru upplýsingar úr félagsskrá um greiðslu iðgjalda til félagsins nýttar til þess að staðreyna réttinn og eftir atvikum fjárhæð réttinda í samræmi við reglur sjóða félagsins. Þar að auki er þjónusta veitt vegna kjaramála sem koma á borð félagsins. Slík kjaramál styðjast að meginstefnu við upplýsingar sem félagsmaðurinn er beðinn um að afhenda kjaramálafulltrúa svo unnt sé að fara í mál fyrir hann, t.d. launaseðla, bankayfirlit, staðgreiðsluyfirlit Ríkisskattstjóra, tímaskráningar, o.fl. Í þessum tilfellum byggist vinnsla persónuupplýsinga fyrst og fremst á samþykki félagsmannsins, sbr. 1. tölul. 9. gr. og 1. tölul. 1. mgr. 11. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og þar að auki eftir atvikum á 2. og 4. tölul. 1. mgr. 11. gr. sömu laga ef upplýsingarnar teljast viðkvæmar í skilningi laganna.
- Mótun kröfugerðar fyrir hönd félagsmanna
Í öðru lagi er tilgangur vinnslu stéttarfélagsins mótun kröfugerðar f.h. félagsmanna. Í hana eru notaðar launaupplýsingar félagsmanna, sem fengnar eru í gegnum upphæð iðgjalda til félagsins. Byggist sú vinnsla persónuupplýsinga á 6. tölul. 9. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga enda lykilupplýsingar við mótun kröfugerðar félagsins f.h. félagsmanna og í samræmi við tilgang félagsins.
- Fullnusta lagaskyldu
Í þriðja lagi felst tilgangur vinnslu stéttarfélagsins í fullnustu lagaskyldu. Sem dæmi þá er kveðið á um í b. lið 1. mgr. 7. gr. laga nr. 97/2002, um atvinnuréttindi útlendinga, skal umsögn hlutaðeigandi stéttarfélags eða landssambands launafólks liggja fyrir vegna afgreiðslu tímabundins atvinnuleyfis. Í þeim tilvikum sem stéttarfélagið er beðið um að veita umsögn er afstaða til atvinnuleyfis tekin á grundvelli upplýsinga sem félaginu eru veittar og í ákveðnum tilvikum upplýsinga sem félagið aflar frá opinberum aðilum. Þá byggist vinnslan á 3. tölul. 9. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónu-upplýsinga og eftir atvikum 2. og 4. tölul. 1. mgr. 11. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónu-upplýsinga ef upplýsingarnar teljast viðkvæmar í skilningi laganna.
- Hverjir eru skráðir einstaklingar hjá stéttarfélaginu? Hvaða upplýsingum hefur félagið aðgang að?
Skráðir einstaklingar hjá stéttarfélaginu eru félagsmenn þess auk þeirra einstaklinga, sem sótt hafa um atvinnuleyfi og félagið beðið um umsögn um þann einstakling. Til viðbótar hefur félagið aðgang að upplýsingum úr Þjóðskrá um einstaklinga og fyrirtæki.
- Iðgjaldasaga
Stéttarfélagið hefur í fyrsta lagi aðgang að iðgjaldasögu félagsmanns og þar með upplýsingar um launakjör hans hjá atvinnurekanda, eða hvort annar, t.a.m. Fæðingarorlofssjóður eða Greiðslustofa atvinnuleysisbóta, hafi greitt af félagsmanni til stéttarfélagsins.
- Aðstoð vegna kjaramáls
Í öðru lagi eru til staðar upplýsingar um hvort félagsmaður hafi leitað fulltingis félagsins vegna kjaramáls, þ.m.t. vegna vangoldinna launa og uppsagna. Í þeim málum er iðulega beðið um launaseðla, bankayfirlit, staðgreiðsluyfirlit Ríkisskattstjóra, tímaskráningar og fleiri upplýsingar eftir atvikum. Félagsmaðurinn sækir viðkomandi upplýsingar sjálfur og afhendir stéttarfélaginu.
- Umsókn um styrk í sjóði félagsins
Þá eru í þriðja lagi til staðar upplýsingar um hvort félagsmaður hafi sótt um styrk eða styrki í sjóði félagsins, hvaða styrk er um að ræða og upphæð styrksins. Þar að auki, hafi félagsmaður keypt afsláttarmiða eða notið annarra hlunnindi hjá félaginu, er það einnig skráð. Jafnframt er skráð ef félagsmaður er settur á bannlista vegna slæmrar umgengni um orlofshús stéttarfélagsins.
- Umsókn um sjúkradagpeninga og meðfylgjandi gögn
Í fjórða lagi eru upplýsingar um hvort að félagsmaður hafi sótt um sjúkradagpeninga í sjúkrasjóð félagsins vegna veikinda eða annarra aðstæðna, upphæð styrksins auk allra gagna sem slíkri umsókn fylgja, t.d. læknisvottorð, sjúkradagpeningavottorð og vottorð atvinnurekanda um veikindadaga starfsmanns.
- Upplýsingar úr Þjóðskrá
Í fimmta lagi hefur stéttarfélagið upplýsingar úr Þjóðskrá um félagsmenn. Þar með taldar eru lögheimili, hjúskaparstaða og hver maki félagsmannsins er ef á við, þjóðerni og kennitala.
- Geymsla persónuupplýsinga
FIT geymir persónuupplýsingar þann tíma sem nauðsynlegt er hverju sinni svo hægt sé að uppfylla ofangreindan tilgang vinnslu.
- Afhending persónuupplýsinga til þriðja aðila
FIT miðlar persónuupplýsingum til þriðja aðila í þeim tilvikum sem það er skylt skv. lögum, ef um er að ræða aðila sem er að veita FIT þjónustu (vinnsluaðilar) og þegar verið er að sækja réttindi félagsmanna. Í þeim tilvikum þegar upplýsingar eru sendar til vinnsluaðila gerir FIT vinnslusamning við viðkomandi aðila. FIT er heimilt að deila persónuupplýsingum með þriðja aðila, með samþykki félagsmanns/félagsmanna, þegar slíkt er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni félagsmanna. FIT selur ekki persónuupplýsingar.
- Tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir
Félagakerfi stéttarfélagsins er aðgangsstýrt til þess að tryggja ýtrustu persónuvernd skráðra einstaklinga. Einungis þeir starfsmenn, sem þurfa vegna eðlis starfs síns og skipulags skrifstofunnar aðgang að tilteknum upplýsingum um skráðan einstakling vegna vinnu starfsmannsins f.h. stéttarfélagsins, hafa aðgang að viðkomandi upplýsingum.
- Ábyrgð persónuverndarstefnu
Stjórn FIT ber ábyrgð á gerð persónuverndarstefnu FIT. Öllum þeim sem hafa aðgang að persónuupplýsingum hjá FIT, aðildarfélögum þess og sjóðum, þ.m.t. kjörnum fulltrúum, starfsmönnum og þjónustuaðilum ber að vinna skv. persónuverndarstefnunni.
FIT stuðlar að því að þessari stefnu sé framfylgt með ráðstöfunum í samræmi við störf og ábyrgð viðkomandi kjörinna fulltrúa, starfsmanna og þjónustuaðila.
